Project Coordinator – Fragrance Development Support (Fixed Term)

Heb jij een sterke interesse in geurontwikkeling en productinnovatie? Ben je een servicegerichte teamspeler met een hands-on mentaliteit? Beschik je over uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden om een groot aantal projecten tegelijkertijd te coördineren? Dan is dit jouw kans om deel uit te maken van een enthousiast en gedreven team van Projectcoördinatoren!

IFF is wereldwijd toonaangevend op het gebied van smaken, geuren, voedingsingrediënten en gezondheid & biowetenschappen. Wij ontwikkelen duurzame innovaties die alledaagse producten naar een hoger niveau tillen.

Scent: Wij benutten de volledige emotionele kracht van geur, gedreven door baanbrekende creativiteit, wetenschap, consumenteninzichten en een bewuste benadering van geurontwerp.

Deze functie is gevestigd in Hilversum (volledig op locatie). Je maakt deel uit van een internationale, samenwerkingsgerichte en detailgerichte omgeving waarin we samen innovatieve geurconcepten ontwikkelen voor toonaangevende wereldwijde merken. Jouw potentieel inspireert ons!

Als Projectcoördinator houd je je bezig met…

In deze rol stuur je de uitvoering van projecten aan die gericht zijn op de ontwikkeling en commercialisering van succesvolle geurconcepten voor onze klanten. Je ondersteunt verschillende afdelingen, waaronder Sales en Creative Teams, op het gebied van planning, coördinatie, communicatie en administratie.

Je rapporteert aan de Team Lead Fragrance Development Support en bent verantwoordelijk voor een accurate en tijdige oplevering van Fabric/Home Care Value-to-Market-projecten voor diverse regionale en wereldwijde accounts die worden ondersteund vanuit het Creative Center in Hilversum.

Projectcoördinatie

• De doelstellingen van projectbriefings begrijpen en vertalen naar beheersbare projectplannen, inclusief het communiceren van goedgekeurde projectplannen aan betrokken teamleden.
• Verantwoordelijk zijn voor het bewaken en opvolgen van projectplannen en de bijbehorende projectparameters.
• Zorgen dat alle benodigde middelen (benchmarks, bases en oliën voor CI-tests) beschikbaar zijn binnen het Creative Center.
• Het netwerk en de projectplanning faciliteren om een efficiënte uitvoering te waarborgen.
• Verantwoordelijk zijn voor een succesvolle logistieke uitvoering van projecten en deze opvolgen tot en met de afronding, inclusief registratie van het eindresultaat in het projectmanagementsysteem PUMA.
• Klantbezoeken en vergaderingen organiseren en notulen verspreiden.

Accountstrategie

• Kennis opbouwen van de accountstrategie per categorie en regio.
• Inzicht ontwikkelen en onderhouden in het klantenportfolio, klantactiviteiten, strategie, merken, marktontwikkelingen en besluitvormingsprocessen.

Business Process Management & Systemen

• Uitgebreide kennis opbouwen van het sample- en verzendproces.
• Effectief gebruikmaken van IFF-systemen en -tools en ervoor zorgen dat informatie actueel is en voldoet aan de geldende bedrijfsstandaarden.
• Bijdragen aan en leiding nemen in het identificeren, ontwikkelen en implementeren van best practices.

Rapportage

• Bijdragen aan rapportages en analyses van projecten en het Creative Center.
• Cost to Serve en projectgerelateerde kosten monitoren en mogelijkheden voor kostenoptimalisatie identificeren en stimuleren.

Wat maakt jou een goede match?

• Beschikbaar voor een fulltime functie (40 uur per week) gedurende een periode van 6 maanden.
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterk georganiseerd en zeer nauwkeurig.
• In staat om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te beheren en deadlines te halen in een dynamische omgeving.
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Zowel zelfstandig als in multidisciplinaire teams prettig kunnen werken.
• Goede vaardigheden in Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met SAP is een pluspunt.
• Interesse in projectcoördinatie, innovatie en de geurindustrie.

Hoe onderscheid jij je?

• Nieuwsgierigheid naar geurontwikkeling, consumentenproducten en innovatieprocessen.

Waarom kiezen voor IFF?

• 8% vakantietoeslag en voor daarvoor in aanmerking komende functies een prestatiegerichte jaarlijkse bonusregeling (AIP).
• Individueel Keuzebudget (IKB), flexibel inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlofdagen of maandelijkse uitbetaling.
• 25 vakantiedagen plus aanvullende ADV-dagen.
• Reiskostenvergoeding (€0,23 per kilometer, tot maximaal 72 km enkele reis) of volledige vergoeding van openbaar vervoer (2e klas), of een leaseauto (afhankelijk van de functie).
• Aantrekkelijke pensioenregeling, door de werkgever betaalde arbeidsongeschiktheidsverzekering en uitgebreide ouderschapsverlofregelingen.
• Toegang tot een Employee Assistance Program (EAP) met vertrouwelijke ondersteuning op het gebied van welzijn, financiën en persoonlijke zaken, evenals employee resource groups en activiteiten gedurende het hele jaar, zoals workshops, sportevenementen, vrijwilligerswerk en sociale bijeenkomsten

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Do you have a strong interest in fragrance and product development? Are you a service-oriented team player with a can-do attitude? Do you possess strong organizational and planning skills to coordinate a large number of projects? If the answer is yes, then this is your opportunity to join a dynamic and motivated team of Project Coordinators!

IFF is a global leader in flavors, fragrances, food ingredients and health & biosciences. We deliver sustainable innovations that elevate everyday products.

Scent: Harnessing the full emotional power of scent, driven by pioneering creativity, science, consumer expertise and a mindful approach to fragrance design.

The role is based in Hilversum, the Netherlands (onsite role). Be part of a collaborative, detail-oriented and international team where together we create innovative fragrance solutions for leading global brands. Your potential is our inspiration!

As a Project Coordinator you will spend your time…    

In this role you will drive the delivery of projects to develop and commercialize winning scent solutions for our customers. You support the various functions including sales and Creative teams with planning, coordination, communication and administration. Reporting to the Fragrance Development Support Team Lead you will be accountable for the accurate and timely delivery of Fabric/Home Care Value To Market projects for various regional/global accounts supported from the Hilversum Creative Center. 

Project Coordination

• Understanding brief objectives and translate into manageable project and supporting communication of the approved project plan to the team members; accountability for controlling and monitoring with regards to the project plan and brief parameters
• Ensuring that all the resources (benchmarks, bases, oils for CI tests) needed for the project are available at the Creative Center; facilitating the network and planning of the projects
• Accountability for delivering the project successfully from a logistics perspective and following the project through until closure with final result recorded in the project management system PUMA
• Facilitating customer visits, meetings and distributing minutes

 

Account Strategy

• Building knowledge of the account strategy based on Category/Region 
• Building and maintaining knowledge of customer portfolio, activities, strategy, brand, market and decision-making process

 

Business Process Management & Systems

• Ensure full knowledge of sampling and shipping process
• Agile usage and navigation of IFF tools and systems ensuring information is up-to-date and according to business standards; contribute to and lead identification, development, and roll out of best practices

 

Reporting

• Contribute to project and creative center reporting and analysis, while monitoring Cost to Serve and project-related expenses to identify and drive cost optimization opportunities.

What Makes You the Right Fit 

• Available for a full-time role (40 hrs./ week) for 6 months.  

• Strong English communication skills, both written and verbal.  

• Highly organized with excellent attention to detail.  

• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a dynamic environment.  

• Proactive and self-motivated with a problem-solving mindset.  

• Comfortable working both independently and as part of a cross-functional team.  

• Proficient in Microsoft Office applications, including Word, Excel and PowerPoint. Experience with SAP is a plus 

• Interest in project coordination, innovation and the fragrance industry. 

How Would You Stand Out? 

• Curiosity about fragrance development, consumer products and innovation processes. 

Why Choose Us? 

• 8% holiday allowance and a performance based annual bonus scheme (AIP) for eligible roles
• Individual Choice Budget (IKB), which can be used flexibly (e.g., additional vacation days or monthly payout)
• 25 vacation days plus additional ADV days
• Commuting allowance (€0.23/km, up to 72 km one way) or full reimbursement of public transport (2nd class) OR lease car (role based) 
• Attractive pension scheme, company-paid disability insurance and enhanced parental leave
• Access to an Employee Assistance Program (EAP) providing discreet wellbeing, financial, and personal support, along with employee resource groups and year-round activities such as workshops, sports events, volunteering, and social gatherings.

Please submit your applications in English

#LI-MP1

We are a global leader in taste, scent, and nutrition, offering our customers a broader range of natural solutions and accelerating our growth strategy. At IFF, we believe that your uniqueness unleashes our potential. We value the diverse mosaic of the ethnicity, national origin, race, age, sex, or veteran status. We strive for an inclusive workplace that allows each of our colleagues to bring their authentic self to work regardless of their religion, gender identity & expression, sexual orientation, or disability.

Visit IFF.com/careers/workplace-diversity-and-inclusion to learn more