People Operations Administrator

Edelman is a voice synonymous with trust, reimagining a future where the currency of communication is action. Our culture thrives on three promises: boldness is possibility, empathy is progress, and curiosity is momentum. 

At Edelman, we understand diversity, equity, inclusion and belonging (DEIB) transform our colleagues, our company, our clients, and our communities. We are in relentless pursuit of an equitable and inspiring workplace that is respectful of all, reflects and represents the world in which we live, and fosters trust, collaboration and belonging.

Unser globales People Operations Team bietet unseren Führungskräften, Mitarbeitenden und der Geschäftsführung serviceorientierte, zuverlässige und einheitliche HR-Dienstleistungen mit einem klaren Fokus auf eine positive Employee Experience. Das People Experience Team ist die erste Anlaufstelle für alle personalbezogenen Fragen und unterstützt sämtliche Prozesse, Programme und Richtlinien entlang des gesamten Employee Lifecycles.

Wir suchen eine engagierte, proaktive und detailorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Global People Operations Teams im Rahmen eines auf 6 Monate befristeten Arbeitsvertrags mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 32 Stunden.

In dieser Position trägst du maßgeblich dazu bei, eine reibungslose und positive Employee Experience über den gesamten Employee Lifecycle hinweg sicherzustellen. Du unterstützt zentrale HR-Prozesse und wirkst aktiv an der erfolgreichen Umsetzung wichtiger People-Initiativen mit. Darüber hinaus betreust du insbesondere unser Team in Deutschland und stellst sicher, dass unsere Prozesse den landesspezifischen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Idealerweise bringst du fundierte Kenntnisse im Umgang mit HR-Systemen, insbesondere Workday, sowie ausgeprägte Kommunikations-, Organisations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten mit.

Deine Aufgaben

• Du bist für die Erstellung und den Versand deutschsprachiger Personaldokumente entlang des gesamten Employee Lifecycle verantwortlich. Dazu gehören insbesondere Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse und Unterlagen im Zusammenhang mit Elternzeit, etc.
• Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte auf dem deutschen Markt bei personalbezogenen Fragen und Anliegen.
• Du stellst sicher, dass komplexe, strategische oder sensible Personalthemen, beispielsweise im Zusammenhang mit Probezeit, Performance Management oder krankheitsbedingten Abwesenheiten, rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
• Du unterstützt bei global Mobility Themen für den deutschen Markt. Dazu gehören A1 Bescheinigung für Entsendungen ins Ausland und die Kommunikation mit Krankenkassen.
• Du fungierst als lokale Ansprechperson für systembezogene Fragen aus allen Märkten, mit besonderem Fokus auf Deutschland. Dabei unterstützt Du Deine Kolleg:innen bei der Nutzung von Workday und stellst sicher, dass lokale Systemprozesse reibungslos funktionieren.
• Du koordinierst und betreust den gesamten Onboarding- und Offboarding-Prozess. Dazu gehören die organisatorische Vorbereitung von Ein- und Austritten, die Prüfung von Arbeitsberechtigungen, die digitale Personalaktenverwaltung, die Koordination des ersten und letzten Arbeitstags sowie die Durchführung lokaler HR-Einführungen.
• Du nutzt KI-gestützte Tools und Workday-Funktionen, um administrative Aufgaben zu automatisieren, das Reporting zu optimieren und die Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeitende auszubauen.

 Dein Profil

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Personalwesen, insbesondere im Bereich HR-Systeme oder HR Operations.
• Du bringst Grundkenntnisse im deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht mit.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere MS Excel und konntest schon sogar schon erste Erfahrungen mit Workday sammeln.
• Du verfügst über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und beherrschst Deutsch und Englisch fließend. Dazu hast du Lust darauf, in einem internationalen Team zusammenzuarbeiten.
• Du bist eine vertrauenswürdige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich durch Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion auszeichnet.
• Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, Prioritäten effektiv zu setzen und auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten.
• Du arbeitest eigenständig, bist ergebnisorientiert und zeichnest dich durch eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung aus.

We are dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace, so if you’re excited about this role but your experience doesn’t perfectly align with every qualification, we encourage you to apply anyway. You may be just the right candidate for this or other roles.