[Chubb Life] Senior Specialist, Accounting

1. HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN

• Hàng ngày xử lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí của nhân viên, hoa hồng đại lý được thực hiện một cách chính xác, tuân thủ quy định và kịp thời.
• Hạch toán, kiểm tra đối chiếu, đảm bảo tất cả các chứng từ đã thanh toán, các nghiệp vụ kế toán phát sinh, đều được hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời vào hệ thống kế toán.
• Kịp thời kiểm tra các biến động bất thường của các tài khoản thanh toán phụ trách và thực hiện điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán trước khi khóa sổ hàng tháng.  
• Sau khi khóa sổ mỗi tháng, kịp thời kiểm tra, đối chiếu các tài khoản kế toán phụ trách và điều chỉnh ngay trong tháng kế tiếp nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán.
• Tạo thông tin nhà cung cấp trên hệ thống và thực hiện điều chỉnh khi có thông tin thay đổi.
• Thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán, đảm bảo tất cả chứng từ kế toán được lập và phê duyệt theo đúng quy định, được lưu trữ kịp thời, chính xác, đầy đủ, khoa học.  

1. PAYMENT OPERATIONS

• Ensures accurate, compliant, and timely processing of vendor invoices, employee expenses, agency commissions.  
• Record, reconcile to ensure that all paid vouchers and accounting transactions handled are recorded accurately, completely, and promptly in the accounting system.
• Timely check and report the causes of any unusual fluctuations in the accounts managed and make adjustments if errors are identified during the accounting process before monthly closing.
• After each monthly closing, promptly reconcile the accounting accounts managed, and make adjustments in the following month if errors are identified during the accounting process.
• Create supplier’s code and information in system and make adjustments if there are any changes.
• Oversee the storage of accounting documents in general, ensuring that all accounting documents are prepared and approved in accordance with regulations, and are stored in a timely, accurate, complete, and organized manner.

2. QUẢN LÝ KHO HÀNG KHUYẾN MÃI

• Quản lý chung việc hạch toán nhập kho, xuất kho, luân chuyển hàng khuyến mãi đầy đủ, kịp thời, chính xác.  
• Định kỳ phối hợp với phòng Hỗ trợ kinh doanh kiểm kê các kho hàng khuyến mãi bảo đảm số liệu kế toán ghi nhận tương ứng với số liệu kiểm kê.

2. PROMOTIONAL MANAGEMENT

• Oversee the recording of inventory receipts, inventory issues, and promotional goods movements fully, promptly, and accurately.  
• Periodically coordinate with the Business Support Department to count promotional warehouses, ensuring that accounting records correspond to inventory results.

3. THỰC HIỆN CHI TRẢ HOẠT ĐỘNG ĐỘI NGŨ KINH DOANH VÀ CÁC KÊNH ĐỐI TÁC

• Kiểm tra chứng từ thanh toán chi trả hoa hồng, thưởng và hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản hoa hồng, thưởng cho các kênh đại lý và đối tác bảo hiểm.
• Hỗ trợ và hướng dẫn quy trình chi trả đảm bảo chi trả đúng tiến độ và sử dụng đúng mục đích theo chiến lược kinh doanh của công ty.

3. PAYMENTS FOR THE SALES TEAM AND PARTNER CHANNELS

• Check payment documents, disbursements, and the accurate and complete accounting of commission payments for agency and insurance partner channels.
• Support and guide the process of payment to ensure the payment are made on time and used in accordance with the company’s business strategy.

4. QUẢN LÝ HỆ THỐNG THANH TOÁN TRÊN ỨNG DỤNG BPM

• Tham gia các dự án của bộ phận kế toán nhằm tự động hóa quy trình và nâng cao năng suất.

4. MANAGEMENT OF THE PAYMENT SYSTEM ON THE BPM APPLICATION

• Participate in accounting department projects to automate processes and improve productivity

THỰC HIỆN CÁC BÁO CÁO ĐỊNH KỲ  

• Thanh toán, ghi nhận và đối chiếu công nợ Interco định kỳ hàng tháng/ quý/ năm của Vùng/ Tập đoàn/Các công ty thành viên.
• Đảo đảm ghi nhận đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn các khoản trích trước/ phân bổ chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp mỗi cuối tháng.
• Lập các báo cáo liên quan đến các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên và các khoản phải trả khác.

5. PREPARATION OF PERIODIC REPORTS

• Booking, reconciling and settle Interco payable on a monthly/quarterly/annual basis for the Region/Group/member companies.
• Ensure accrual and expense allocation transactions for operating and administrative expenses are recorded fully, accurately, and on time at each month-end.
• Prepare reports related to accounts payable to suppliers, employees, and other payables. 

• Cử nhân Kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Tài chính.
• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương  
• Thành thạo MS Office, nâng cao ứng dụng MS office vào việc tự động hóa, tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc
• Tiếng Anh đọc, viết tốt.
• Giao tiếp tốt  
• Có khả năng quản lý công việc, giải quyết vấn đề.

• Bachelor’s degree in economics, majoring in Accounting or Finance.
• At least 3 years of experience in a similar position.
• Proficient in MS Office, with advanced use of MS Office for automation and improving productivity and work efficiency.
• Good reading and writing skills in English.
• Good communication skills.
• Ability to manage work and solve problems.